Non importa quanto grande sia la vostra società, storicamente il 60% dei progetti di Enterprise System Implementation (ESI) fallisce. BEST è un approccio dedicato all'assessment che aiuta le imprese a focalizzarsi sui rischi umani e organizzativi che impediscono ai progetti di realizzare effettivi benefici di business.
E' con questa introduzione che si presenta il progetto BEST, un'iniziativa in cui l'Unione Europea ha investito 4 milioni di euro e che ha raduntao 12 partner in tutta Europa.
Budget sottodimensionati, ambiti limitati, specifiche poco definite e fallimenti nel rilascio sono motivazioni che gli IT manager riconoscono come parte dei fallimenti dei progetti; BEST ne ha analizzato le motivazioni, in un progettto durato 28 mesi e che ha studiato 250 scenari di successo e fallimento.
BEST è l'acronimo di Better Enterprise System Implementation, ovvero la ricerca del modo migliore per assicurare il cambiamento attraverso l'IT nelle aziende di ogni dimensione evitando gli errori che i progetti precedenti hanno commesso.
L'aspetto umano infatti ha un impatto considerevole sui progetti IT: nei progetti inerenti i sistemi sono presenti anche componenti di cambiamento di business, non solo hardware e software: quante volte è capitato di avere un sistema perfettamente funzionante e nessuno che lo sapesse gestire, ad esempio?
Molti dei fallimenti esaminati sono dovuti alla sottovalutazione dell'aspetto organizzativo: il cambiamento introdotto dalla nuova tecnologia aveva ripercussioni anche sul lato del personale e, sebbene alcune aziende avessero affrontato precedentemente problemi similari, la conoscenza era andata persa nei meandri dell'organizzazione.
BEST è dedicato alle aziende nella fase di selezione di un prodotto IT o in un processo di change management: progettato per fornire benefici tangibili propone un approccio che parte dal controllo dello stato di salute, utilizzando strumenti di diagnostica, e che arriva alla definizione del processo di implementazione, elemento sempre dinamico.
Attraverso riunioni, workshop, interviste vis-a-vis a ogni livello dell'organizzazione, si delinea un BEST assessment: la conoscenza è pacchettizzata utilizzando uno strumento e una metodologia di assessment. Lo strumento utilizza domande contestuali per localizzare catene CEAO (cause-events-actions-outcome) in situazioni similari e le domande sono interconnesse in modo che ognuna rappresenti punti di decisione dove assumere o rimuovere rischi.
Sebbene in progetto sia terminato a fine novembre 2004, alcuni dei partner stanno lavorando ad attività di commercializzazione e di collaborazione con lo scopo di sviluppare la base di conoscenza: attraverso il sito del progetto è possibile entrare in contatto con il project manager e con i partner.
Questo approccio, oltre a richiedere un necessario tempo di studio, chiede all'organizzazione di soffermarsi a riflettere e analizzare i casi di successso e insuccesso: la condivisione di queste analisi è uno degli ostacoli maggiori alla riuscita di progetti come questo, sebbene ne sia anche il punto di forza. Un'azienda è prima di tutto gelosa delle proprie procedure e del proprio modus operandi, ravvisando in un approccio di questo genere un modo per uscire allo scoperto e ammettere le proprie debolezze.
L'errore qui sta nel non considerare che molte aziende hanno a che fare con processi non ottimizzati, non solo perfettibili, ma ancora distanti dal fornire benefici tangibili, e questo avviene soprattutto perchè i processi di business non devono procedere in compartimenti stagni, ma sono interconnessi e interdipendenti.
Il successo di un approccio come il BEST sta invece nella volontà di condivisione dei criteri utilizzati nei progetti. L'ideale sarebbe arrivare a un approccio similare allo sviluppo open source: nel'ambito della gestione dei progetti ogni variabile deve essere definibile, monitorabile e presentabile in modo da poter essere valutata anche da chi altro desideri contribuire all'analisi e alla definizione di un modello.
In questo modo sarà possibile condividere non solo una knowledge base di progetti, ma un ambiente di analisi del processo durante lo svoglersi dello stesso: una delle problematiche più difficili è la gestione della privacy di ogni azienda, ovvero trovare il modo di descrivere le attività progettuali senza però divulgare informazioni sensibili.
Per approfondimenti: Home page del progetto
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